Un bulletin de paie est un document important qu’il faut bien conserver. Comment donc garder ce genre de dossier surtout lorsqu’on est un professionnel ? Voici une solution simple qui peut vous faciliter la tâche. Optez pour un coffre-fort électronique. Ce dispositif présente de nombreux avantages.
Plan de l'article
Des documents hautement sécurisés
De nos jours, il est plus facile d’utiliser des matériels numériques en ce qui concerne les outils indispensables dans la société. Ainsi, vous aurez besoin d’un dispositif où vous pourrez placer vos documents pour bien les sécuriser.
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Stockage des documents dans un même endroit
En utilisant un coffre-fort électronique, vous pourrez réunir tous vos documents et fichiers dans un même espace. Il est donc possible de mettre vos fiches paie dans un seul emplacement. Ce serait un gain de place intéressant. Vous dématérialiserez ces éléments qui sont relatifs aux employés. De cette façon, vous ne risquerez pas d’avoir des dossiers perdus ou éparpillés dans tous vos locaux. Si vous ne savez pas comment l’installer, collaborez avec le bon prestataire capable de vous accompagner.
Un archivage sécurisé
Il est toujours important de sauvegarder les fiches de paie des employés. Avec un coffre-fort électronique, vous pouvez facilement avoir accès à vos données à tout moment sans devoir les chercher partout. Ils seront donc bien archivés dans ce type de dispositif innovant. Les bulletins de salaire pourront être aperçus par tous les intéressés sans aucun problème. Même les dossiers datant de plusieurs années sont disponibles et conservés en toute sécurité.
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Un service numérisé et avantageux
Avec l’avancée technologique, il est désormais possible de trouver de divers outils numériques indispensables pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Le coffre-fort électronique en fait partie.
Délivrance de bulletin de paie sous forme électronique
La gestion des fiches de paie des salariés pourrait être simple en utilisant un coffre-fort électronique. C’est un dispositif spécialement créé pour assurer la conformité RH d’une entreprise. Il s’agit d’une alternative efficace pour stocker vos dossiers. Grâce à ce matériel, vous pouvez délivrer le bulletin de paie de votre personnel sous forme électronique. Depuis quatre ans, la loi a stipulé que tout employeur a le droit de dématérialiser les fiches de paie. Il y a quand même une exception au cas où le salarié n’autorise pas ce genre de procédure. Ainsi, le logiciel peut être installé au sein de l’établissement pour une conservation à une durée indéterminée.
Une économie pour l’entreprise
Grâce à l’installation d’un coffre-fort électronique au sein de votre entreprise vous pouvez effectuer une considérable économie. Vos dépenses en matière de service des Ressources humaines seront allégées. Vous pouvez également bénéficier d’un gain de temps puisqu’il ne sera pas nécessaire de ranger les dossiers durant des heures. Aussi, vous ne serez pas obligé d’imprimer de nombreux papiers, de les placer dans une enveloppe ou de réaliser chaque mois une distribution de bulletin de paie. En un seul clic, vous pourrez mettre à disposition à tous vos employés leurs fiches de paie. De cette manière, l’équipe des Ressources humaines peut se concentrer sur le traitement des dossiers à plus grande valeur ajoutée.
Un accès facile et rapide aux fiches de paie en ligne
L’avantage majeur d’un coffre-fort électronique est la possibilité pour les employés de consulter leur fiche de paie en ligne. Ils peuvent le faire à n’importe quel moment, depuis n’importe où, grâce à une simple connexion internet. C’est un réel avantage pour eux puisqu’il leur permet aussi d’accéder plus rapidement à leurs documents.
Effectivement, il n’est pas rare que des salariés perdent ou abîment leurs bulletins de paie physiques. Si cela devait arriver, ils seraient obligés de demander une nouvelle copie à l’entreprise qui pourrait prendre du temps avant qu’elle ne soit délivrée. Avec un coffre-fort électronique, ce problème est résolu car les employés ont accès rapidement et facilement à leurs documents.
Vous devez souligner que les données stockées dans un coffre-fort électronique sont hautement sécurisées. Elles sont cryptées et protégées par plusieurs niveaux d’autorisation afin d’éviter tout risque d’accès non autorisé ou vol de données.
De même, chaque salarié peut avoir son propre compte personnel sur lequel il peut se connecter avec ses propres identifiants personnels sécurisés pour consulter sa fiche de paie ou autres documents RH mis à sa disposition comme le contrat de travail, l’attestation employeur, etc. Cette pratique procure deux fois plus la sécurité des fichiers stockés au niveau accessible uniquement par l’employeur ainsi que celui accessible seulement par lui-même.
Simplicité lors des contrôles fiscaux et sociaux
Lors d’un contrôle fiscal ou social, les inspecteurs demandent à l’entreprise de fournir une grande quantité de documents. Les fichiers RH font partie des éléments clés que les inspecteurs cherchent habituellement à consulter.
Avec un coffre-fort électronique, il est facile pour l’employeur de présenter rapidement toutes ses données lorsqu’il en a besoin. En quelques clics, les autorités peuvent accéder aux documents qu’ils requièrent sans avoir à se déplacer physiquement dans l’entreprise ce qui pourrait causer certains désagréments.
Un coffre-fort électronique apporte beaucoup d’avantages aussi bien sur le plan financier que sur le plan organisationnel et humain. C’est donc un investissement judicieux pour toute entreprise qui veut optimiser sa gestion RH tout en garantissant la sécurité des données sensibles stockées.
Une solution écologique pour réduire l’utilisation de papier
En plus d’être avantageux sur le plan financier et organisationnel, un coffre-fort électronique est aussi une solution écologique. Effectivement, en stockant les fichiers de paie dans un format numérique, l’entreprise limite grandement sa consommation de papier.
Il n’est pas rare que les entreprises impriment plusieurs exemplaires des fichiers de paie pour chaque employé : un exemplaire pour le salarié, un autre pour les archives et parfois même un troisième pour l’administration fiscale. Cela peut représenter une quantité importante de papier utilisé tous les mois.
En optant pour un coffre-fort électronique, vous pouvez facilement réduire cette quantité de papier utilisé tout en garantissant la sécurité des données sensibles stockées. Cela permet à votre entreprise d’afficher sa responsabilité sociale en adoptant des pratiques respectueuses de l’environnement.
Plus généralement, toutes sortes d’entreprises peuvent bénéficier rapidement des avantages du coffre-fort numérique afin non seulement d’améliorer leur efficacité opérationnelle mais aussi leur image auprès du public et de leurs employés qui deviennent davantage conscients des enjeux environnementaux actuels.
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Le choix d’un coffre-fort électronique s’impose aujourd’hui comme une option intéressante aussi bien sur le plan économique qu’environnemental sans oublier ses autres avantages comme la sécurité des données, l’accessibilité à distance et en temps réel aux fichiers de paie.
L’utilisation d’un coffre-fort électronique permet donc une gestion RH simplifiée avec un gain de temps considérable pour les employés et l’équipe RH. Ce choix est aussi source d’une image professionnelle positive auprès de tous les acteurs internationaux qui souhaitent s’engager dans une démarche plus verte et responsable.
