Dans un monde où les logiciels de bureautique sont omniprésents, Microsoft Office est incontournable pour de nombreux professionnels et particuliers. Si Excel, Word et PowerPoint sont utilisés quotidiennement, il est courant de se contenter des fonctionnalités basiques. Pourtant, derrière cette suite logicielle se cachent des trésors insoupçonnés pour optimiser sa productivité. En maîtrisant ces astuces méconnues, il est possible de gagner un temps précieux et d’améliorer considérablement l’efficacité dans l’exécution des tâches courantes. Découvrez comment exploiter pleinement le potentiel de Microsoft Office et propulsez votre travail vers de nouveaux horizons.
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Personnalisez vos raccourcis clavier pour gagner du temps
Dans l’ensemble de la suite logicielle Microsoft Office, il n’est pas rare de passer plusieurs heures par jour à taper des raccourcis clavier pour effectuer des actions répétitives. Cette pratique peut vite se révéler fastidieuse et chronophage. Heureusement, il existe une solution simple mais efficace : personnaliser les raccourcis clavier selon ses préférences.
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En utilisant cette astuce méconnue, vous pouvez gagner un temps considérable en évitant de fouiller dans les menus déroulants ou d’utiliser la souris. Pour cela, rendez-vous simplement dans les options du logiciel (accessible via le ruban) et sélectionnez ‘Personnalisation des raccourcis‘. Vous pouvez ainsi attribuer à chaque commande un nouveau raccourci correspondant à vos habitudes.
Par exemple, si vous êtes habitué à utiliser la fonction copier-coller régulièrement tout au long de votre journée de travail, assignez-lui un raccourci personnalisé plus facilement mémorisable comme Ctrl C / Ctrl V ou même quelque chose comme Shift Insert / Ctrl Insert. En optimisant ce processus avec une telle technique, votre productivité sera nettement améliorée grâce aux gains en vitesse et en précision que cela permettra.
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Automatisez les tâches récurrentes grâce aux modèles
Une autre fonctionnalité méconnue qui peut vous aider à automatiser les tâches répétitives dans Microsoft Office est l’utilisation de modèles. Les modèles sont des fichiers prédéfinis avec des mises en page, des formats et des styles qui peuvent être utilisés pour créer rapidement des documents professionnels correspondant aux besoins de votre entreprise. Ils vous permettent aussi d’économiser du temps en préparant un modèle standardisé pour chaque type de document que vous utilisez régulièrement.
Pour créer un nouveau modèle, il suffit d’ouvrir un fichier vierge et de le personnaliser selon vos préférences. Allez dans ‘Fichier’, puis sélectionnez ‘Enregistrer sous’ et choisissez ‘Modèle’ dans la liste déroulante ‘Type’. Vous pouvez alors nommer le modèle selon sa fonction (comme ‘rapport mensuel’ ou ‘facture client’) et l’enregistrer pour une utilisation future.
Les modèles peuvent aussi être partagés entre collègues ou équipes afin d’uniformiser les pratiques au sein d’une organisation. Cela assure une cohérence visuelle sur tous les documents produits par l’entreprise, ce qui est essentiel pour renforcer l’image de marque et améliorer la reconnaissance auprès du public.
Que ce soit en personnalisant vos raccourcis clavier ou en créant des modèles personnalisés, ces astuces simples mais efficaces peuvent grandement augmenter votre productivité au travail.
Collaborez en temps réel sur un même document
Travailler en collaboration sur un même document est devenu une nécessité dans le monde professionnel d’aujourd’hui. Microsoft Office offre aux utilisateurs la possibilité de collaborer en temps réel sur des documents Word, Excel et PowerPoint.
La fonctionnalité de collaboration en temps réel permet à plusieurs personnes de travailler simultanément sur un même document, que ce soit à partir du même endroit ou depuis différents emplacements géographiques. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les projets impliquant plusieurs membres d’une équipe ou pour les partenariats avec des clients externes.
Pour commencer la collaboration, vous devez partager votre document avec les autres membres de l’équipe. Dans Word, par exemple, cela peut être fait via OneDrive ou SharePoint. Vous pouvez aussi envoyer une invitation directement depuis le fichier via l’option ‘Partager’ dans la barre supérieure.
Une fois que tous les participants ont accès au document partagé, ils peuvent apporter des modifications en temps réel qui sont visibles instantanément par tous les autres membres travaillant dessus. Cela évite notamment les problèmes liés aux versions multiples du même document et permet ainsi à chacun d’avoir accès aux dernières mises à jour du projet sans perdre de temps.
Cette fonctionnalité inclut aussi un chat intégré où chaque participant peut communiquer et discuter des modifications apportées au document en cours de travail sans avoir besoin d’utiliser une autre plateforme pour rester connecté entre eux.
Gagnez en efficacité grâce à la recherche avancée
En plus de la collaboration en temps réel, Microsoft Office offre une autre fonctionnalité peu connue mais extrêmement utile : la recherche avancée.
Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de rechercher des informations spécifiques dans un document ou même dans plusieurs documents à la fois. Elle utilise des opérateurs et des filtres pour affiner les résultats de recherche.
Par exemple, si vous travaillez sur un projet impliquant plusieurs documents et que vous avez besoin d’extraire certaines informations, il est possible d’utiliser la fonction de recherche avancée pour collecter toutes les données nécessaires. Vous pouvez aussi utiliser cette fonctionnalité pour trouver rapidement un élément précis dans votre propre document sans avoir à faire défiler tout le texte.
Pour utiliser cette fonctionnalité, allez dans l’onglet ‘Accueil’ puis cliquez sur ‘Rechercher’. Dans le menu déroulant qui apparaît, choisissez ‘Recherche Avancée’.
Vous serez alors dirigé(e) vers une boîte de dialogue où vous pouvez entrer votre requête en utilisant différents opérateurs tels que AND (pour obtenir tous les termes correspondants), OR (pour obtenir n’importe quel terme correspondant) ou NOT (pour exclure certains termes correspondants).
Il est aussi possible d’utiliser des filtres pour restreindre vos résultats au niveau du type de fichier ou encore selon leur date de création/modification. Cette option peut être particulièrement utile lorsque vous travaillez avec beaucoup de fichiers volumineux.
Ces deux fonctions méconnues peuvent considérablement augmenter la productivité des utilisateurs d’Office. La collaboration en temps réel facilite grandement le travail en équipe tandis que la recherche avancée aide à trouver rapidement et efficacement les données qu’il vous faut pour accomplir vos tâches de manière plus rapide, précise et efficace.
