Que vous soyez un professionnel ou un chef d’entreprise, vous connaissez l’importance qu’ont les échanges téléphoniques au sein d’une entreprise. D’ailleurs, c’est l’un des éléments essentiels qui déterminent l’efficacité et la qualité des rapports avec la clientèle. Cependant, si vous souhaitez optimiser la gestion interne des échanges téléphoniques au sein de votre entreprise, voici quelques pistes qui vous seront utiles.
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Quelle stratégie de gestion adoptée pour les appels téléphoniques en entreprise : en interne ou en externe ?
Avant de choisir une stratégie de gestion des appels téléphoniques, il est important de faire un bilan sur la stratégie que vous souhaitez mettre en place. De façon générale, vous avez le choix entre deux modes de gestion des flux des appels téléphoniques de votre firme. Il s’agit de la gestion en interne et de l’externalisation. Bien entendu, vous aurez à choisir un opérateur téléphonique entreprise fiable pour vous accompagner dans votre démarche au changement.
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En optant pour une gestion en interne des appels téléphoniques de votre entreprise, vous serez amené à mettre en place un service dédié. Ce service aura pour mission de gérer les appels téléphoniques au sein de l’entreprise avec divers équipements, dont un téléphone multi operateur.
Cependant, en optant pour l’externalisation, vous pouvez sous-traiter avec un opérateur de tout ou d’une partie de la gestion des appels téléphoniques de votre entreprise.
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Faire la gestion optimale des appels téléphoniques en interne : les bonnes pratiques à adopter
Opter pour une stratégie de gestion des appels téléphoniques en interne implique une intervention de votre part. Ainsi, vos équipes qui seront chargées de s’occuper des échanges téléphoniques de votre entreprise doivent appliquer quelques bonnes pratiques pour optimiser ceux-ci.
Acquérir des outils et équipements performants de qualité
Dans l’optique d’optimiser la gestion téléphonique des appels de votre entreprise, il est recommandé d’investir dans des équipements et logiciels de pointe. En outillant vos collaborateurs ou équipes chargés des servies d’appel avec de tels équipements, vous misez sur l’efficacité qu’offrent ces solutions téléphoniques innovante.
N’hésitez pas à acquérir des équipements et outils innovants au détriment du standard téléphonique traditionnel (PABX) qui paraît obsolète. De nos jours, de nombreuses solutions automatisées ont émergé et offrent une procédure d’utilisation simple qui ne nécessite aucune installation physique, ou presque pas. Il s’agit du standard téléphonique virtuel et du standard téléphonique IP via internet.
Ces deux modèles de standard téléphonique permettent à votre entreprise de bénéficier des avantages du Serveur Vocal Interactif (SVI). Cet équipement permet par exemple de rediriger les appels entrants en fonction des besoins.
Mettre en place un service dédié aux appels téléphoniques
La mise en place d’un service dédié aux appels téléphoniques est essentielle afin de garantir une excellente gestion des communications téléphoniques. Pour mettre en place un tel service pour la gestion téléphonique internalisée, vous devez disposer d’une équipe formée à l’usage des systèmes téléphoniques.
D’autre part, vous devez responsabiliser une personne qui s’occupera de la gestion des appels sur la plateforme dédiée. Enfin, investissez dans des terminaux et équipements pour la gestion des activités téléphoniques comme des casques, des logiciels dédiés et des téléphones.
Simplifiez vos points de contact avec un numéro de téléphone unique
Il est question ici d’optimiser la gérance de l’ensemble de vos appels entrants en adoptant un numéro téléphonique unique. En optant pour cette solution, vous permettez une répartition optimale et fluide de l’ensemble des appels entre les différents interlocuteurs de votre entreprise. De plus, avec ce numéro unique, votre entreprise sera identifiable facilement par les destinataires.
Somme toute, pour optimiser la gestion de la téléphonie interne dans votre entreprise, vous avez le choix entre l’internalisation et l’externalisation. Aussi, vous devez accompagner votre choix par de bonnes pratiques à adopter.
